The 5 most important questions about project management

Was kann ich machen, wenn die Projektkommunikation nicht gut läuft?

Wesentlich ist, zwischen formaler und informeller Projektkommunikation zu unterscheiden. Bei der formalen Projektkommunikation wird strukturiert festgelegt, welche Projektmeetings (Jour Fixe, Projektcontrollingsitzung, Lenkungsausschuss, etc.) pro Woche, zweiwöchentlich, pro Monat, etc. durchgeführt werden. Jedes Meeting muss einen Zweck und klare Ergebnisse haben. Die informelle Kommunikation dient dazu, ad hoc und ungezwungen Besprechungen z.B. beim Kaffee zu führen. Was sagt der Flurfunk über das Projekt? Wenn hier Informationen über das Projekt verbreitet werden, die so gar nicht der Realität entsprechen, muss man schnell durch z.B. Projektmarketingmaßnahmen gegensteuern.

Kommunikation in Projekten ist der Erfolgs- oder Misserfolgsfaktor. Missverständnisse stehen auf der Tagesordnung - laut G. Hüther „Sind Missverständnisse der Normalfall und nicht das Verständnis“. Sind Sie immer skeptisch, ob Ihre Botschaft wirklich angekommen ist. Kommunizieren Sie nicht nur über E-Mails, sondern greifen Sie auch zum Hörer oder noch besser besuchen Sie Ihr Projektteam so oft wie möglich.

Wie gehe ich mit einer nicht realistischen und nicht nachvollziehbaren Projektplanung um?

Wenn Sie als Projektauftraggeber das Gefühl haben, die Projektplanung nicht zu verstehen, dann pochen Sie solange darauf, bis Sie vom Projektleiter eine nachvollziehbare und realistische Projektplanung bekommen. Realistisch heißt auch, keine Termine zuzusagen, die nicht haltbar sind. Es sollte keine Kultur herrschen, wo nur „grüne“-Projekte an den Projektauftraggeber gemeldet werden, obwohl diese schon „rot“ sind, d.h. sogenannte „Wassermelonenprojekte“ (aussen grün, innen rot). Das hilft keinem und schafft kein Vertrauen. Irgendwann kommt die Realität an die Oberfläche und dann ist es meist zu spät, um noch entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen zu setzen.

Das Projekt beginnt nur schleppend, wie kommt das Projektteam in die Gänge?

Haben Sie einen professionellen Projektstartworkshop durchgeführt? Mit einem Projektstartworkshop erzeugen Sie ein gemeinsames Bild und Commitment bei allen Projektteammitgliedern, das ist wesentlich, um das Projekt schnell in Gang zu setzen. Ein professioneller Start ist das A und O für ein gelungenes Projekt („Zeige mir wie Du Dein Projekt gestartet hast, und ich sage Dir wie es enden wird“). Sprechen Sie über die gegenseitigen Erwartungshaltungen und vereinbaren Sie Spielregeln. Wir empfehlen auch Teamworkshops (z.B. Team Management System), am Beginn des Projekts durchzuführen, um im Teamentwicklungsprozess die „Sturmphase“ möglichst kurz zu halten.

Warum ist die Definition von Projektzielen und Projektstandards für das Projekt so wichtig?

Ein Projekt ohne Ziele und Standards abzuwickeln, ist gefährlich. Von den Zielen leitet sich der übergeordnete Zweck für das Projekt ab. Wozu machen wir überhaupt das Projekt? Wenn diese Frage nicht klar beantwortet werden kann, dann fehlt die Motivation im Team, und das Projekt zieht sich wie ein Strudelteig. Oft werden keine wirklichen Ziele definiert, sondern nur Ergebnisse. Das fertige IT-Tool ist kein Ziel sondern ein Ergebnis. Die Frage ist doch, wozu das IT-Tool überhaupt dient. Welche übergeordneten Themen sollen damit gelöst werden? Fehlende Standards schaffen keinen Rahmen für die Projekte in einem Unternehmen. Ohne Rahmen wickelt jeder Projektleiter sein Projekt unterschiedlich ab. Die Qualität ist somit sehr unterschiedlich und die Ergebnisse sind oft enttäuschend.

Wichtige Entscheidungen werden verschleppt und nicht getroffen, wie gehe ich damit um?

Proaktivität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in Projekten. Versuchen Sie, schwierige Probleme und Entscheidungen nicht auf die lange Bank zu schieben, sondern proaktiv zu lösen und herbeizuführen. Ok, manche Probleme verschwinden nach einiger Zeit, aber das ist selten. Sie wollen doch im Cockpit sitzen und nicht von allen anderen Stakeholdern gesteuert und getrieben werden. Lassen Sie sich das Steuerruder nicht aus der Hand nehmen. Streben Sie danach, wichtige Entscheidungen rasch herbeizuführen, auch wenn es manchmal Mut erfordert und unbequem ist. Das Projekt wird es Ihnen danken.